Nuestros servicios
De la gestión documental a la gobernanza de la información.
Evolucionar ya no es opcional.
Diseño ISO
Creamos sistemas alineados con estándares ISO para su organización.
Auditoría
Evaluamos sus registros para garantizar cumplimiento y defensa.
Integramos la gestión documental con el plan estratégico de la organización.
Integración
Alcance de la consultoría
1. Diagnóstico estratégico de la gestión documental
Evaluamos el estado real de la gestión documental y de los registros electrónicos para identificar riesgos, brechas y oportunidades de mejora.
Incluye:
Análisis del nivel de madurez de la gestión documental.
Identificación de riesgos legales, operativos y reputacionales.
Evaluación del cumplimiento normativo y regulatorio.
Revisión de roles, responsabilidades y capacidades organizacionales.
Resultado: una visión clara y ejecutiva del punto de partida y de las prioridades estratégicas.
2.Gobernanza de la información y políticas documentales
Definimos el marco de gobernanza que permite controlar y dirigir la gestión de la información de forma sostenible.
Incluye:
Definición de políticas documentales alineadas con la estrategia institucional.
Asignación de responsabilidades y modelos de gobierno.
Integración de la gestión documental con otros sistemas de gestión.
Alineación con estándares internacionales ISO.
Resultado: reglas claras, defendibles y respaldadas por la alta dirección.
3.Optimización de procesos y flujos documentales
Analizamos y optimizamos los procesos donde se generan, gestionan y conservan documentos y registros.
Incluye:
Identificación de cuellos de botella y reprocesos.
Reducción de duplicidades y manejo innecesario de información.
Integración de la gestión documental en los procesos de negocio.
Mejora de la trazabilidad y el control documental.
Resultado: procesos más eficientes, controlados y alineados al negocio.
4. Diseño archivístico y metadatos normativos
Diseñamos la estructura técnica que garantiza la organización, el contexto y la trazabilidad de los documentos.
Incluye:
Cuadro de clasificación funcional.
Esquema de metadatos conforme a normas internacionales.
Reglas de retención, disposición y acceso.
Soporte para auditorías y preservación de la evidencia.
Resultado: información localizable, confiable y defendible.
5. Implementación del SGDEA conforme a ISO
Acompañamos la implementación del Sistema de Gestión de Documentos y Registros Electrónicos, asegurando su correcta adopción.
Incluye:
Alineación del SGDEA con procesos y políticas.
Integración con plataformas tecnológicas existentes.
Definición de controles, indicadores y mecanismos de seguimiento.
Preparación para auditorías internas y externas.
Resultado: un sistema operativo, auditable y sostenible.
6. Gestión electrónica y preservación digital
Definimos estrategias para garantizar la integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo.
Incluye:
Lineamientos para la gestión de documentos electrónicos.
Preservación digital y continuidad de la información.
Control de versiones, accesos y seguridad.
Protección de la memoria institucional.
Resultado: continuidad, confiabilidad y protección del activo informacional.
7. Capacitación y mejora continua
Fortalecemos las capacidades internas para asegurar la sostenibilidad del sistema.
Incluye:
Capacitación a equipos clave.
Acompañamiento en la adopción del modelo.
Auditorías periódicas y ajustes continuos.
Actualización frente a cambios normativos y organizacionales.
Resultado: un sistema vivo, adoptado y en mejora permanente.